| Archiviare... e perché mai? |
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Faldoni, cartelle, raccoglitori sono troppo spesso ritenuti strumenti organizzativi di cui si può tranquillamente fare a meno ("...tanto so dove metto le mie cose..." è una cosa che ci si ripete spesso da studenti). C'è chi si accorgerà tardi di non aver "fatto tesoro" dei propri materiali e c'è chi ringrazierà di essere stato più strategico e soprattutto più organizzato. Questo è particolarmente vero all'università: la frequenza di ogni singolo corso o lezione porterà ad accumulare materiale cartaceo - e anche se siamo nell'era del digitale, ognuno di noi ha ancora la sua bella pila di carta in casa, a scuola o in ufficio.
DA DOVE VIENE TUTTA QUESTA CARTA? Molte delle informazioni consultate su Internet sono stampate per una lettura più agevole e immediata. Presto avrete appunti e dispense sui diversi argomenti trattati nel corso o in quella data materia. Ci sono poi articoli fotocopiati, appunti degli amici, esercitazioni, ecc. Se sono cose importanti per farvi raggiungere il vostro obbiettivo di procedere senza passi falsi a scuola o all'università, allora sono tutti materiali che richiedono di essere messi via per una futura consultazione. Senza un qualche sistema di archiviazione si rischia costantemente di perdere materiale importante, di non averlo a portata di mano quando serve, di buttare via considerevoli quantità di tempo a cercare nuovamente o a riprodurre contenuti che già si avevano ma che non si hanno o non si trovano più.
UN APPROCCIO SUPER-SEMPLICE ALL'ARCHIVIAZIONE Ecco un metodo che richiede poco tempo e che vi può tenere al riparo dalla perdita di materiale importante e dal caos organizzativo. 1. Vi servono i contenitori: ad esempio, procuratevi delle semplici cartelline di carta. Lasciatene un po' vicino alla vostra scrivania o luogo di studio.
SE AVETE AVUTO LA FORZA E DETERMINAZIONE necessarie per seguire questo intricato schema di archiviazione :-), aggiungo due suggerimenti per "utenti avanzati": 1. Vi sembra che un nuovo documento possa essere inserito con coerenza dentro una cartellina già esistente? Fatelo.
- in ordine alfabetico (in base al titolo nell'etichetta). Oppure...
Ogni volta che uso una cartellina, la porto avanti nella fila. In questo modo, l'archivio si organizza naturalmente in base all'importanza dei contenuti. Quelle più utilizzate sono sempre le prime della fila, raggiungibili facilmente (non appoggiate alla parete dello scaffale). Alla fine del vostro corso o esame, liberate le cartelline trasferendo il contenuto di ognuna di esse in uno o più faldoni (io uso ad esempio quelli con gli anelli, dove aggiungo le buste trasparenti con i documenti importanti). Si tratta di materiale che vi può sempre servire. Ed è frutto del vostro lavoro e impegno, quindi non buttatelo via. Le cartelline sono ora libere per accogliere nuovi materiali. Barrate le etichette o incollatene una nuova sopra. Tutto qui. Sta poi a ognuno migliorare e personalizzare il sistema.
BENEFICI DEL SISTEMA SUPER-SEMPLICE Troppo semplice? Forse... ma c'è il rischio che qualcosa di più "sofisticato" e complesso vi convinca a ritornare al solito metodo "butto tutto per terra in camera e poi rovisto tra quello che mi serve". E' una bella sensazione, in caso di necessità, quella di prendere una semplice cartellina sapendo che contiene tutto ciò che ci serve. Provateci.
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Secondo molti studenti delle superiori e del primo anno di università, la necessità di avere un sistema di archiviazione è inesistente.
- io preferisco avere subito a portata di mano il materiale che utilizzo o consulto più spesso, quindi invece dell'ordine alfabetico, ordino secondo l'utilizzo.